Ngoài việc tìm hiểu các bước gửi thông báo phát hành hóa đơn qua mạng thì các mẫu hóa đơn điện tử luôn là một trong những chủ đề quan trọng bắt buộc các kế toán cần phải tìm hiểu, nắm rõ để vận dụng sử dụng đúng, chính xác theo quy định. Hiện tại, thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến rất gần, do đó các doanh nghiệp cần phải nhanh chóng cập nhật các mẫu hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất hiện nay để chuyển đổi hình thức hóa đơn sử dụng trong doanh nghiệp mình.
Tại Điều 5 của Nghị định 119/2018 đã quy định rõ ràng về các loại hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
Thứ nhất là hóa đơn giá trị gia tăng
Thứ hai là hóa đơn bán hàng
Thứ ba là các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
Thêm vào đó, tại Khoản 1, Điều 3 của Thông tư 68/2019 đã quy định rõ ràng các yêu cầu chi tiết về hóa đơn điện tử trong đó có các quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể như sau:
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh đúng loại hóa đơn như sau:
Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có phải có nội dung của HĐĐT theo đúng quy định.
Một lưu ý mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua đó chính là tiêu thức ký hiệu mẫu hóa đơn khác hoàn toàn với tiêu thức số hóa đơn. Đây cũng là vấn đề mà nhiều kế toán mới vào nghề thường nhầm lẫn, dẫn đến việc lúng túng trong khâu sử dụng hóa đơn. Số hóa đơn chính là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi mà người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả rập và có tối đa là 8 chữ số.
Quy định về đối tượng không chịu thuế GTGT là gì?
Những ưu điểm khi nộp thuế điện tử trên Chrome
Thông thường, số hóa đơn sẽ bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99.999.999.
Hóa đơn sẽ được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu của mẫu số hóa đơn.
Đối với các trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian. Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
Ban hành kèm theo Thông tư 68/2019 là rất nhiều mẫu hóa đơn điện tử mẫu đi kèm, do vậy, các doanh nghiệp có thể trực quan tìm hiểu và đối chiếu. Việc thiết kế mẫu hóa đơn có thể tùy biến thiết kế thêm logo, thương hiệu nhận diện của doanh nghiệp, tuy nhiên phải đáp ứng yêu cầu đầy đủ các nội dung, tiêu thức bắt buộc theo quy định. Chính vì vậy các doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng nhất để có thể thiết kế mẫu hóa đơn hợp pháp, hợp lệ đúng theo yêu cầu của doanh nghiệp và quy định chung về hóa đơn.
Những chia sẻ trên hy vọng đã mang đến cho quý bạn đọc những thông tin hữu ích về mẫu hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất.